我最看重的三件事(下篇)之安排优先级的基本思路和对策

新学期开学第一周,自己进入非常忙碌的状态。上一篇文章中设定的时间全部打乱,但基本的结构仍然保留,我也试图探索其中的规律,于是有这一篇总结的文字。

之前提到,我将健康、人际关系(尤其是家人和朋友)和工作视为我生活中的三个优先级。每一条具体的原因都在上文有所阐述。整体来看,是这三件事直接或间接地让我感到快乐且享受其中。

如这个 TED 视频(我们如何掌控空闲时间)提到,我们对待时间的思路或许需要有所转变。从“我想做这件事,但是我太忙了,我没时间做这件事”,转变到“当前这一段时间,我选择做这件事情,而不是那件事,因为那件事不是我优先做的事情“。

需要做哪些事

优先级将我的生活划分为三个区域。那么我需要做哪些事呢?

文章《我们究竟需要怎样的时间管理工具 》提供了思路,作者将事务划分为两类:

  • 生活事务:容易遗忘,需要提醒。缺少时间和精力完成,容易造成拖延。
  • 工作事务:事情繁杂,需要计划梳理。面临强烈的外部压力。

读完这篇文章我有一个疑问,这两类事务从何而来呢?基于这篇文章,我认为可以在事务分类纬度上增加两个纬度:角色和环境。

角色这个纬度比较好理解,和不同的人有不同的关系,也就涉及不同的事务。自己需要关注自身健康,衣食住行等事项。和家人朋友可能有重要的生日、节庆、纪念日等,需要一起或帮助对方做一些事情。学生则是上课和完成作业。博客作者则是写博客,维护网站,和读者沟通等。

环境纬度分为实体和虚拟。实体环境主要是指我们的居住场所、办公场所、学习场所以及可能有的汽车一类。虚拟环境主要是指我们的电脑等移动设备。我们不可避免需要定期对其中的一些物品进行清洁、更换或维护工作。

我的分类是依据自身情况而定的,大家可以进行更细致的分类或其他分类方式。

如何安排这些事

在理顺事务后,从优先级出发,所有事务汇入日历,使用日历做时间安排。

以一周为单位,确定每日主题(day theming)。

工作日早九点到晚七点,除去饮食及休息时间,约七到八小时工作时间,这段时间专注于学习。晚七点到晚十点,约有三小时工作时间,这段时间大部分用于学习,小部分时间用于写博客。

周六不定,可能是工作也可能是娱乐。视一周情况而定。

周日主要用于休整。复盘工作及生活情况,和家人朋友通电话,以及做必要的打扫清洁工作,为下一周做好准备。

以一天为单位,那么中午有一个小时左右吃饭及简单家务。随后午休半小时,起床后运动半小时。晚餐时段也是吃饭和简单家务的组合。晚上十点结束工作,睡前准备。第二天早上九点前主要是起床后吃早饭等事宜。

然后将上述时间安排加到 Management(管理)日历并设置提醒:

生活事务

生活事务:容易遗忘,需要提醒。缺少时间和精力完成,容易造成拖延。

Management(管理)日历除了一周的安排,还有一些非常重要的生活事务。比如吃饭、运动、午休、和家人通电话和清洁等事务。

仍有一些细碎的事务需要花费精力完成,我使用 Taskpaper 记录这些事情。而且有些细碎的工作事务我也会记入 Taskpaper,主要是为了针对一类事情形成固定的工作流。以写博客流程为例:

Taskpaper 能和 iOS 系统自带的提醒事项同步,有选择地将需要提醒的事项同步后,即可在日历上显示。

Taskpaper 和提醒事项同步功能

学校事务

我有四个关于学校事务的日历,分别是:Uni, Uni-Homework, Uni-Revision, Uni-Done。

Uni:在新学期开学第一周,拿到教授的教学计划后,将课程时间和授课内容以及Zoom 上课链接输入日历。查看当周日历就可以熟悉那一周的安排。

Uni-Homework:教学计划上一般也写明了作业和考试相关信息。我集中将作业信息汇入 Airtable 上的一个数据库,每天通过 Integromat 自动将新的作业信息同步到日历。经过一些设置后,只同步我既设置了开始日期也设置了截止日期的作业。

Uni-Revision: 从上学期开始,我不断提醒自己,学习的目的是理解和定期复习。不是做脑图或是做笔记,造成本末倒置的局面。这学期只有部分课程有期末考试,借助 Excel 我将这些课的课程及时间汇入 Airtable 数据库。每节课结束后,我手动将“Lecture(讲课)” 标记为完成,随即 Airtable 就会自动生成一个“Study(学习)“时间,并将相关信息和时间通过 Integromat 同步到日历上。充分利用上课时间跟着教授理解内容,这样课后就不需要花太多时间跟上进度。同理,在学习结束后,我手动将“Study(学习)“标记为完成,Airtable 则会生成四个复习时间,分别是x天后,x天后,x天后以及一个月后,并同步至日历

Uni-Done:把上述事务中完成的项目手动存到这个日历上,不在每天的日历视图中显示,周末复盘时再拿出来回顾,看看自己一周完成了哪些事。

涉及到的 Airtable 以及 Integromat 设置之后写文章介绍。

Airtable 以及 Integromat 流程

专注与休息

专注

持续探索效率相关的话题这些年后,我想明白一件事:我们需要意识到自己能力的局限性,整体流程越简单直接,事情越容易办成,一次只做一件事。

就像上文所说,上课时间段就好好听课,跟着教授顺思路比自己摸索快很多,课后解决个别疑难点也不需太多时间。

上篇结束时我说下篇会谈一谈如何专注:

  1. 抵抗外界干扰
    1. 尽可能屏蔽外界干扰。日常生活中最大的干扰之一就是消息提醒。我关闭了所有社交软件的提醒,不在手机之外设备上登录微信,另外在手机上给微信设置了屏幕使用时间限额。当手机再弹出其他提醒时,判断是否有价值,没有的话我会直接在设置里关闭这些 App 的提醒。
    2. 一些应用程序有“专注模式”,比如我使用的写作软件 Ulysses,可以仅显示写作界面。且写大纲、写主题内容、修改以及添加参考资料等事情,我一次只做一件。
    3. 使用番茄钟以及笔记本。我很容易走神,在番茄钟时间段,想到的事情可以先在笔记本上写下来,在番茄钟结束后做。
  2. 减少情境切换是一次只做一件事的另一种说法。情境切换,即我们一会做这件事一会又做那件事。比如写博客写到一半,突然收到邮件提醒,去查看邮件,看到一半,微信上来了个消息,又去看微信。Doist 博客这篇文章提到一些情境切换的坏处。
  3. 减少内部干扰。心静下来,才能做成事情。尤其适用我现在转专业之后的情况,DS 这个专业有太多新鲜事物,但在开始阶段能力有限,尚不能探索这些话题。现阶段扎实基础,不去设想可能会一事无成的场景,那会使得自己无力前进。也不去设想自己可能会很成功,一不小心就会建成空中楼阁,造成好高骛远,眼高手低的局面。我将两句话写下来提醒自己:
    1. Do not learn if you do not understand it. (先理解,再学习。)
    2. Make it happen first. Then make it perfect. (先让它发生。然后使之完美。)

休息

该休息的时候好好休息。

一份特殊的待办清单:开学忙碌起来后,我最直接的感受是疲劳。是啊,坐久了也很累。所以在时间安排上,也即我的日历上,我在每一次课程结束后,都安排了一些可以远离电脑的事务,让我能够休息双眼并且活动身体。多数情况下,课程结束后一般紧跟着午饭和晚饭,正好可以站起来活动。其他情况下,我则有一份清单,里面包含诸如去楼下倒垃圾、回收瓶子等事务,视情况选择要做的事情。

珍惜睡眠时间: 当人们感到时间不够用时,就很容易产生牺牲健康以换取时间的念头,首当其冲的就是睡眠时间。但睡眠不仅仅是睡觉而已,还可以帮助我们恢复精力,更好更专注地投入到后续的事务中。当我有“该睡觉但是我想做点别的事”的念头时,我会使用 Balance 这个应用。这是一个教大家如何冥想的应用,其中又一些助眠指导我觉得很实用,不论是午休还是晚上睡觉都会使用。

做了什么事情

安排和实施之后便是回顾。周末检查计划进行的情况,以及我们的生活是否围绕着我们设定的优先级展开。时间是有弹性的,有时候计划和实际情况会有所出入,突发事件占去我们预先计划完成其他事的时间,事情就需要在其他时间完成。

记录时间的工具

由于我大部分工作和学习都在电脑上完成,且我订阅了 Setapp 的年会员。Setapp 上有两个很好用的记录时间的工具,TimingSession

Timing 主打的是在你使用电脑的时候在后台记录你在每个应用以及网站上所花的时间,并且可以为这些活动设定分类,以及得到一个“效率”评分。Timing 最近的更新中增加了 Web 版本,在手机上通过使用网页端 Timing 也能记录离开书桌的时间。我自己则是通过 iOS 上的快捷方式来使用 Timing 的服务。具体的使用和设置在之后的文章中介绍。

另外我也在使用 Session,一个工作模式为番茄钟的应用。我没有在电脑上使用原先在手机上使用的 Flat Tomato,我发现它在两台设备上数据无法很好地同步。因此转而使用Session,除了最基础的番茄钟功能,我还很喜欢它的记录同步至日历以及背景音功能。使用番茄钟类应用的原因在上文也有提及。一方面提高自己的专注度,在番茄钟没有结束的时候不能分心去做其他事,把想做的事先记下来。另一方面则是通过番茄钟定时打断,改善久坐的生活习惯。

如何回顾

回顾发生在周末早晨,首先关闭电脑上打开的窗口,清理下载文件夹里的文件,备份电脑文件,然后开始一周的回顾。

打开日历和任务管理工具,我通常可以看到这些内容:

  • 一周的安排
  • 一周的时间记录
  • 个别提醒
  • 一周已完成的事项和未完成的事项
一周回顾

通过对比安排和实际的记录,我想知道以下几个问题的答案:

  1. 有哪些我计划完成但是却没做的事情?
    1. 为什么没有完成?
    2. 不想做?没有时间做?因为外部资源拖延?
  2. 有哪些计划内的事情我完成了?
    1. 哪些事做的很好?我可以从中梳理出工作流程吗?
    2. 哪些事做的一般?我的反思是?
  3. 做了哪些计划外的事情?
  4. 是否需要调整下周的安排?

这套方法是我这些年的知识和经验的大合集,并且已实施过一段时间,目前运行良好。

之后随着周围环境和事务的改变,这套方法也会迭代,稍后再和大家更新。

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