我最看重的三件事(下篇)之安排优先级的基本思路和对策

新学期开学第一周,自己进入非常忙碌的状态。上一篇文章中设定的时间全部打乱,但基本的结构仍然保留,我也试图探索其中的规律,于是有这一篇总结的文字。

之前提到,我将健康、人际关系(尤其是家人和朋友)和工作视为我生活中的三个优先级。每一条具体的原因都在上文有所阐述。整体来看,是这三件事直接或间接地让我感到快乐且享受其中。

如这个 TED 视频(我们如何掌控空闲时间)提到,我们对待时间的思路或许需要有所转变。从“我想做这件事,但是我太忙了,我没时间做这件事”,转变到“当前这一段时间,我选择做这件事情,而不是那件事,因为那件事不是我优先做的事情“。

需要做哪些事

优先级将我的生活划分为三个区域。那么我需要做哪些事呢?

文章《我们究竟需要怎样的时间管理工具 》提供了思路,作者将事务划分为两类:

  • 生活事务:容易遗忘,需要提醒。缺少时间和精力完成,容易造成拖延。
  • 工作事务:事情繁杂,需要计划梳理。面临强烈的外部压力。

读完这篇文章我有一个疑问,这两类事务从何而来呢?基于这篇文章,我认为可以在事务分类纬度上增加两个纬度:角色和环境。

角色这个纬度比较好理解,和不同的人有不同的关系,也就涉及不同的事务。自己需要关注自身健康,衣食住行等事项。和家人朋友可能有重要的生日、节庆、纪念日等,需要一起或帮助对方做一些事情。学生则是上课和完成作业。博客作者则是写博客,维护网站,和读者沟通等。

环境纬度分为实体和虚拟。实体环境主要是指我们的居住场所、办公场所、学习场所以及可能有的汽车一类。虚拟环境主要是指我们的电脑等移动设备。我们不可避免需要定期对其中的一些物品进行清洁、更换或维护工作。

我的分类是依据自身情况而定的,大家可以进行更细致的分类或其他分类方式。

如何安排这些事

在理顺事务后,从优先级出发,所有事务汇入日历,使用日历做时间安排。

以一周为单位,确定每日主题(day theming)。

工作日早九点到晚七点,除去饮食及休息时间,约七到八小时工作时间,这段时间专注于学习。晚七点到晚十点,约有三小时工作时间,这段时间大部分用于学习,小部分时间用于写博客。

周六不定,可能是工作也可能是娱乐。视一周情况而定。

周日主要用于休整。复盘工作及生活情况,和家人朋友通电话,以及做必要的打扫清洁工作,为下一周做好准备。

以一天为单位,那么中午有一个小时左右吃饭及简单家务。随后午休半小时,起床后运动半小时。晚餐时段也是吃饭和简单家务的组合。晚上十点结束工作,睡前准备。第二天早上九点前主要是起床后吃早饭等事宜。

然后将上述时间安排加到 Management(管理)日历并设置提醒:

生活事务

生活事务:容易遗忘,需要提醒。缺少时间和精力完成,容易造成拖延。

Management(管理)日历除了一周的安排,还有一些非常重要的生活事务。比如吃饭、运动、午休、和家人通电话和清洁等事务。

仍有一些细碎的事务需要花费精力完成,我使用 Taskpaper 记录这些事情。而且有些细碎的工作事务我也会记入 Taskpaper,主要是为了针对一类事情形成固定的工作流。以写博客流程为例:

Taskpaper 能和 iOS 系统自带的提醒事项同步,有选择地将需要提醒的事项同步后,即可在日历上显示。

Taskpaper 和提醒事项同步功能

学校事务

我有四个关于学校事务的日历,分别是:Uni, Uni-Homework, Uni-Revision, Uni-Done。

Uni:在新学期开学第一周,拿到教授的教学计划后,将课程时间和授课内容以及Zoom 上课链接输入日历。查看当周日历就可以熟悉那一周的安排。

Uni-Homework:教学计划上一般也写明了作业和考试相关信息。我集中将作业信息汇入 Airtable 上的一个数据库,每天通过 Integromat 自动将新的作业信息同步到日历。经过一些设置后,只同步我既设置了开始日期也设置了截止日期的作业。

Uni-Revision: 从上学期开始,我不断提醒自己,学习的目的是理解和定期复习。不是做脑图或是做笔记,造成本末倒置的局面。这学期只有部分课程有期末考试,借助 Excel 我将这些课的课程及时间汇入 Airtable 数据库。每节课结束后,我手动将“Lecture(讲课)” 标记为完成,随即 Airtable 就会自动生成一个“Study(学习)“时间,并将相关信息和时间通过 Integromat 同步到日历上。充分利用上课时间跟着教授理解内容,这样课后就不需要花太多时间跟上进度。同理,在学习结束后,我手动将“Study(学习)“标记为完成,Airtable 则会生成四个复习时间,分别是x天后,x天后,x天后以及一个月后,并同步至日历

Uni-Done:把上述事务中完成的项目手动存到这个日历上,不在每天的日历视图中显示,周末复盘时再拿出来回顾,看看自己一周完成了哪些事。

涉及到的 Airtable 以及 Integromat 设置之后写文章介绍。

Airtable 以及 Integromat 流程

专注与休息

专注

持续探索效率相关的话题这些年后,我想明白一件事:我们需要意识到自己能力的局限性,整体流程越简单直接,事情越容易办成,一次只做一件事。

就像上文所说,上课时间段就好好听课,跟着教授顺思路比自己摸索快很多,课后解决个别疑难点也不需太多时间。

上篇结束时我说下篇会谈一谈如何专注:

  1. 抵抗外界干扰
    1. 尽可能屏蔽外界干扰。日常生活中最大的干扰之一就是消息提醒。我关闭了所有社交软件的提醒,不在手机之外设备上登录微信,另外在手机上给微信设置了屏幕使用时间限额。当手机再弹出其他提醒时,判断是否有价值,没有的话我会直接在设置里关闭这些 App 的提醒。
    2. 一些应用程序有“专注模式”,比如我使用的写作软件 Ulysses,可以仅显示写作界面。且写大纲、写主题内容、修改以及添加参考资料等事情,我一次只做一件。
    3. 使用番茄钟以及笔记本。我很容易走神,在番茄钟时间段,想到的事情可以先在笔记本上写下来,在番茄钟结束后做。
  2. 减少情境切换是一次只做一件事的另一种说法。情境切换,即我们一会做这件事一会又做那件事。比如写博客写到一半,突然收到邮件提醒,去查看邮件,看到一半,微信上来了个消息,又去看微信。Doist 博客这篇文章提到一些情境切换的坏处。
  3. 减少内部干扰。心静下来,才能做成事情。尤其适用我现在转专业之后的情况,DS 这个专业有太多新鲜事物,但在开始阶段能力有限,尚不能探索这些话题。现阶段扎实基础,不去设想可能会一事无成的场景,那会使得自己无力前进。也不去设想自己可能会很成功,一不小心就会建成空中楼阁,造成好高骛远,眼高手低的局面。我将两句话写下来提醒自己:
    1. Do not learn if you do not understand it. (先理解,再学习。)
    2. Make it happen first. Then make it perfect. (先让它发生。然后使之完美。)

休息

该休息的时候好好休息。

一份特殊的待办清单:开学忙碌起来后,我最直接的感受是疲劳。是啊,坐久了也很累。所以在时间安排上,也即我的日历上,我在每一次课程结束后,都安排了一些可以远离电脑的事务,让我能够休息双眼并且活动身体。多数情况下,课程结束后一般紧跟着午饭和晚饭,正好可以站起来活动。其他情况下,我则有一份清单,里面包含诸如去楼下倒垃圾、回收瓶子等事务,视情况选择要做的事情。

珍惜睡眠时间: 当人们感到时间不够用时,就很容易产生牺牲健康以换取时间的念头,首当其冲的就是睡眠时间。但睡眠不仅仅是睡觉而已,还可以帮助我们恢复精力,更好更专注地投入到后续的事务中。当我有“该睡觉但是我想做点别的事”的念头时,我会使用 Balance 这个应用。这是一个教大家如何冥想的应用,其中又一些助眠指导我觉得很实用,不论是午休还是晚上睡觉都会使用。

做了什么事情

安排和实施之后便是回顾。周末检查计划进行的情况,以及我们的生活是否围绕着我们设定的优先级展开。时间是有弹性的,有时候计划和实际情况会有所出入,突发事件占去我们预先计划完成其他事的时间,事情就需要在其他时间完成。

记录时间的工具

由于我大部分工作和学习都在电脑上完成,且我订阅了 Setapp 的年会员。Setapp 上有两个很好用的记录时间的工具,TimingSession

Timing 主打的是在你使用电脑的时候在后台记录你在每个应用以及网站上所花的时间,并且可以为这些活动设定分类,以及得到一个“效率”评分。Timing 最近的更新中增加了 Web 版本,在手机上通过使用网页端 Timing 也能记录离开书桌的时间。我自己则是通过 iOS 上的快捷方式来使用 Timing 的服务。具体的使用和设置在之后的文章中介绍。

另外我也在使用 Session,一个工作模式为番茄钟的应用。我没有在电脑上使用原先在手机上使用的 Flat Tomato,我发现它在两台设备上数据无法很好地同步。因此转而使用Session,除了最基础的番茄钟功能,我还很喜欢它的记录同步至日历以及背景音功能。使用番茄钟类应用的原因在上文也有提及。一方面提高自己的专注度,在番茄钟没有结束的时候不能分心去做其他事,把想做的事先记下来。另一方面则是通过番茄钟定时打断,改善久坐的生活习惯。

如何回顾

回顾发生在周末早晨,首先关闭电脑上打开的窗口,清理下载文件夹里的文件,备份电脑文件,然后开始一周的回顾。

打开日历和任务管理工具,我通常可以看到这些内容:

  • 一周的安排
  • 一周的时间记录
  • 个别提醒
  • 一周已完成的事项和未完成的事项
一周回顾

通过对比安排和实际的记录,我想知道以下几个问题的答案:

  1. 有哪些我计划完成但是却没做的事情?
    1. 为什么没有完成?
    2. 不想做?没有时间做?因为外部资源拖延?
  2. 有哪些计划内的事情我完成了?
    1. 哪些事做的很好?我可以从中梳理出工作流程吗?
    2. 哪些事做的一般?我的反思是?
  3. 做了哪些计划外的事情?
  4. 是否需要调整下周的安排?

这套方法是我这些年的知识和经验的大合集,并且已实施过一段时间,目前运行良好。

之后随着周围环境和事务的改变,这套方法也会迭代,稍后再和大家更新。

我如何尝试做一个有感情的机器人(序)

近期刚刚续期新一个周期的域名及网站费用。另外在自己身上观察到一个有趣的状态,自己似乎逐渐找回了之前那种创作的热情以及能力。这对自己来说是一件好事,因为我始终认为以文字的方式记录下自己思考的过程,过一段时间再看这些文字,是能够从中真切地看到自己的成长。

之前我一直在思考要如何“装修”自己的博客,我想重新写一篇自我介绍,还想重新整理下网站设计,放一些日常照片上来。最近得到一些启发,这些事可以逐渐做起来了。另外因为现在对一些事有了相对更为成熟的看法,一些自己不再认可的旧博文可能会删除。

刚读到一篇不错的访谈,结合我最近(两周前)的思考,使我写下这篇文章的标题。我企图并且尝试,从日常生活中总结一些规律,以减轻自己在一些事上的时间消耗、能量消耗以及情感消耗。从而把更大以及更多的能量,放到更为重要的事情以及人上去。我在这篇访谈被访对象身上似乎看到了相似的观点。

目前想到可以写的主题如下,其中很多还需要我进一步思考:

  • how I learn a subject
    • how I take notes
  • how and why I learn a language
  • how I be a friend
  • how and why I manage my health

这些关于行为驱动原因的思考以及行为方法论的总结的文字,或许可以构成一篇“我如何尝试做一个有感情的机器人”的文章,从而构成自我介绍。敬请期待。

个人系统(简化版)

优化自己指的是,学习如何以最佳的方式运用时间、方法、才能、金钱以及与他人合作,其目的是达到最优结果。如果你想优化你的生活,你就应该不断努力成为你能成为的最优秀的人。——《财务自由之路》

在正式开始设计、调整、尝试自己个人系统之前,我不断问自己,为什么要这么做。最开始有点迷茫,这不过是对效率的追求。不过是受到他人启发,临时冒出来的主意。不过是众多宏伟计划中,半途而废的又一个计划。

不过我开始了,当我看到《财务自由之路》这本书上这段话时,我很赞同前两句,这是一个不断优化自身的过程。比如构建扎实的知识体系,不断优化自己的知识结构,不仅是学校里书本上所学习到的内容,还包括其他感兴趣的话题像是认知科学,而一个知识体系则是影响我们日常决策的因素之一。

这篇文章,或者说是列表,会大致罗列我的一些基本思路,关于会有后续的文章探讨更细节的内容,比如我如何使用我提及的一些工具,以及在践行一段时间这套体系之后我的反馈。

时间 & 任务

在这方面给我影响的人是柳比歇夫,有一本介绍他的生活及方法的书叫做《奇特的一生》

  • 记录时间:
    • Toggl (all platforms),主要在捷径上使用
    • Timing (for Mac)
    • Due (for iOS)
  • 安排日常任务:
    • Omnifocus [To-do List]
    • Calendars 5 + iCal [Schedule]
    • Way of Life 等类似的Habit Tracker [Goal]

知识 & 文件

Read Books

  • 想读:
    • 豆瓣(主要)+Goodreads
  • 在读:
    • 瓣读(记录读书进度,与豆瓣账号同步)
    • Notion: Reading List + Reading 积分制 (设定阅读目标)
  • 已读,读书笔记:
    • Ulysses: Reading Notes -> Blog Ztleespace.com
  • 纸质书:
    • 晒书房+Library Thing
  • 摘录:
    • 电子设备、App:导出记录
    • 纸质书:Scanner Pro + 白描
  • 读书:
    • (iOS iPhone) Kybooks 3 + 微信读书
    • (iOS iPad) PDF Expert + MarginNote 3
    • Kindle

资讯

  • 平台
    • Feedly
    • 微信读书 (可以订阅公众号)
    • 各种社交媒体
  • 收集&处理
    • Notion:
      • My Collection:利用Notion的Web Capture功能收集各种各样的文章等内容。[Information]
      • Wiki: 以wiki的形式整理所有笔记、读后感等内容。[Knowledge]

文件

  • Forklift (For Mac)
  • File (For iOS)
  • Cloud
  • 坚果云
  • Dropbox

生活

1-健康

  • 记录 & 数据:
    • 生病记录
    • 特殊项目记录 如:洗牙、体检相关时间、医嘱
    • 心理健康:写日记抒发、记录心情
    • 将会在==Apple Watch==上尝试的App:
      • 睡眠: AutoSleep
      • 水分: WaterMinder
      • 饮食: Lifesum
      • 饮食上Lifesum提供了记录以及启发思路的功能,另外我还有两个小工具:
        • Receipe Box on NotionNotion 2019-07-28 at 17.38.51@2x
        • Weekly Meal Plan on Notion
      • 生理期: iHealth
      • 心脏: Heartwatch
      • 所有数据定期记录在Notion特定的板块上 Notion 2019-07-28 at 17.21.45@2x
  • 健身
    • 想尝试的健身计划:
      • 美丽芭蕾课程表
      • 强化力量的课表
    • 在Notion上记录健身计划,力量训练+有氧训练Notion 2019-07-28 at 17.24.51@2x

2-生活

  • Beauty & Skincare
    • 目前采用Notion记录产品使用情况、使用心得以及各种功课的方法
    • 问题记录板块,记录每次是出于什么原因(解决问题如斑点和红血丝,还是想买而已🤷‍♀️)购买新产品,并及时反馈功效!
    • Routine: 有些周期性重复的事情,比如每天必须要做的家务、每月要交的电话费和水费等。我需要记录并安排这些事,高效完成的同事养成一些诸如“每天晚上物归原位”这种小习惯。

3-财务

  • Moneywiz (all platforms)
  • 长期预算:年度
  • 短期预算:月度
  • 记账 & 对账
  • 财务报告
  • Airtable: 愿望清单 (后续可能会转到Notion,但基本形式不变)
  • 理财规划(这目前只是一个想法,还没有开始实施)

复盘+检查系统

  • Ulysses
  • Happiness

2019个人管理体系✌️

四个方向

前不久在听播客Byte.Coffee第22期「温和、审慎、理性和乐观的极简主义者」时,嘉宾千千提及她的朋友Hum,说人要在四个方面做到极致的观点,我很感兴趣,听完感觉非常有启发。
四个方面如图右上角四个方块所示,分别是“主业”、“副业”、“娱乐”、“关系”

  • “主业”说的是用来维持生计的东西。于我而言,毫无疑问是自己的专业。2019年要加强专业上的学习和研究,专业技能和知识储备,尤其是英语学习。
  • “副业”指的是当主业不工作时,可以完全代替主业的东西。以我为例,即不断地写博客。还有的想法是,搭建一个公共wiki。把自己的学习笔记放在上面供大家学习参考。
  • “娱乐”这一点似乎有点难理解,Hum是以爱因斯坦举例,他在主业物理学家之外,同时爱好小提琴,并把小提琴学得非常好,达到了竞赛的水平。这使我想到一个Youtuber素食小哥(Peaceful Cuisine),他有两个频道,一个频道专门放他录制的做素食 (youtube)的视频,另一个放他的摄影、音乐作品(youtube)
    • 然而我从小到大没有学习过什么乐器并坚持下来,非常惧怕才艺表演的环节,是一个思维活跃但比较宅的人。
    • 娱乐这方面我想尝试的是游戏。独立游戏创作者在他们的产品上倾注很多心血,在音乐、游戏设定以及配音等方面都思虑很多,如果玩到诚意之作是非常开心的。
    • 身边有很喜欢玩游戏的朋友,一直跟我安利游戏,比如家喻户晓的Life is Strange, 因此特意给一台旧电脑装了windows系统,不知道玩起来效果怎么样。
  • “关系”,主要指的是和家人的关系。其实作为学生,一年大部分时间待在学校,如果不处理好同学朋友之间的关系,日子也会十分难受。关系是前三点能踏实前进的决定性因素。

自我管理

  • 围绕四个方向展开的是几个进行自我管理的方向:身体管理,财务管理,目标管理,时间和任务管理,以及知识管理。
  • 确定好自己要努力和关注的方向,这些管理体系运作起来就相对轻松。
  • 今年我依然和往年一样,会采用手帐和电子设备一起进行自我管理。
  • 介绍管理体系的同时,也顺便介绍下我如何使用我的手帐(Davinci A6)!

1-目标管理

关键词:方向、年计划、OKR月计划

设定目标管理体系,主要是帮助自己专注于设立的四个方向上,2019年临近毕业,时间上来到非常关键的一年,希望能够尽全力地得到最想要的结果。

  • 新买的内页(Knox时间轴附带)可以写12个年度目标。
  • 首先围绕“四个方向”,我思考了自己在未来一年的重心。关于这些重心,自己定下8个相关的年度目标,并写在手帐本上。
  • 另外,定下四个和自我管理相关的目标,总共十二个年度目标。
  • “四个方向”相关的目标具有一些“挑战性”,我计划使用OKR月计划方法来帮助自己监督这些目标的完成情况,使得自己在眼前杂事和长期目标之间找到一个平衡点。
  • “自我管理”是我希望能够融入生活,成为习惯的一部分的内容,因此会使用月打卡的方式进行督促。

2-财务管理

关键词:MoneyWiz 3、习惯、消费

我的确是个消费没规划的人,为这些事没少挨骂哈哈。因此自己需要一些办法来控制消费。如果以后会到外面读书,在身边没有亲人朋友的情况下,需要自己更好地规划生活,而钱可以说是保障生活的最重要来源,因此我想加强财务管理的能力。
我个人尝试一段时间,觉得财务管理分为记录消费、控制预算以及反思消费这几个步骤。

  • 记录消费:记得大概半年前,正式下定决心要开始记账的时候,在网上浏览了很多教程和心得。记忆最深的也是最有用的方法是,尽可能使用有消费记录的消费方式,比如微信支付宝有消费记录,银行卡信用卡有月结账单,减少现金等的支出。
  • 控制预算:这两步我使用的都是App MoneyWiz 3,在iPhone和Mac上都有,我因为购买了Setapp的服务,所以可以在不同设备上同步。目前我设置的预算有“”

3-身体管理

关键词:精力、例行事务、心态

精力管理

精力管理和饮食健身以及睡眠有关。

  • 饮食:这方面需要调整的是饮食习惯,从《你是你吃出来的》这本书我了解到,有许多慢性病都和饮食习惯离不开关系,比如我们的日常饮食摄入过多碳水化合物,容易长小肚子。我姥姥患有糖尿病,她过去经常一日三餐基本只摄入米面土豆等食物,血糖下不来。
    你是你吃出来的

    • 个人认为,饮食习惯主要是固定饮食时间以及改善饮食结构。读书期间我在外面租房,日程煮饭会放入糙米,早餐摄入较多蛋白质保证一天在学校的脑活跃度,荤菜素菜搭配吃。
    • 但有一点,平时上学已经很累,回家后很疲惫,没有力气做饭。改善这一点,我会提前计划饮食。考虑到有些食材需要保鲜,我会一周计划两次,分别在周日和周三或周四,选在第二天比较有时间逛超市的前一天。
    • 早餐保证蛋白质的摄入,吃饱。中餐一般在学校吃。晚餐尽可能少吃一些碳水化合物,多吃蔬菜。
  • 健身:我身体从小就不太好,是医院的常客。去年去过一个月健身房,当时做了测试,力量很差,韧性也一般,用我妈的话说,是提前衰老。我本来不以为意,因为我是那种不太发胖的体格。直到最近有条不错的裤子穿不下… 而且还看到孙艺珍说她坚持健身十年(女神之所以成为女神)……
    • 我对健身的迷思是,表面上是为了减肥,实质其实是塑形。另外想改善一下驼背塌腰的体态。
    • 饮食部分一样,我会提前根据一周的日程,计划一周的健身
    • 而健身是两方面结合:力量训练和有氧训练。有氧训练比较简单,家附近有两座颇具规模的游泳馆,以及附近有公园,跑步和游泳相对来说比较方便(然而这学期就跑了一次)。力量训练,虽然说可以在家里跟着视频做,但是太懒,也怕因为动作不规范而受伤,物色了一圈家附近的健身房,找到孙艺珍推荐的TRX以及一家普拉提,过些时候准备去看看。
  • 睡眠:我个人感觉睡眠没什么问题,除了有些时候熬夜,我个人是比较排斥熬大夜(2点还不睡觉)。
    • 可能这方面要使用某种方式记录一段时间,才会发现问题。有很多人推荐的一本书《睡眠革命》,我还没看过,睡眠记录一段时间之后,或许会去读这本书。
      睡眠革命

例行事务(Routine)& 心态

routine

  • 参考Rachel Dunway (b站)的方法,我在手帐里加入了自制的daily\weekly\monthly routine,不时地提醒自己。
  • Routine对我能够起到提醒的作用,同时每日、周、月终的时候进行一些类似大扫除、备份、清理相册的活动,会感觉心情轻松,也更好地迎接接下来的生活。

4-时间&任务管理

关键词:Google Calendar、手帐、Knox时间轴、Toggl、RescueTime

时间管理

  • 存在的问题是:不能利用好晚饭之后的时间(大概三个小时),花费过多的时间无意义地浏览网站,关注重心分散

针对这些问题,我思考过后的解决方案是:

  • 首先把收集到的to-do分别存入日历(Google Calendar)手帐本(To-do Board)(参考下面的任务管理
  • 明确自己的关注重心以及需要努力的部分(参考上面的四个方向
  • 时间上,工作日的早上8-12点、下午2-6点以及晚上8-11点,周末的某一天,全情投入在自己的关注重心上,可能是学业,也有可能是博客。
    • 这一部分,我使用的工具是手帐(Knox时间轴)App Toggl
    • Knox时间轴从早上6点到第二天6点,个人很喜欢。另外从一位网友那学到,在两张时间轴中间插入一张白纸,用来记录当天的待办,用Today尺标记
    • Toggl是用来帮助我更专注于我的四个方向,Toggl在手机上、电脑上都有App,且有浏览器插件,和多个app互通(和Trello合用真的赞),方便记录投入的时间,周末和月底会生成报表,对过去的时间投入一目了然。Toggl需要你手动记时,有时候会忘记,但Toggl有算是比较人性化的提醒方式,总之习惯要慢慢养成。
      Togg
  • 我特别喜欢浏览网页,因此浪费很多时间,我使用RescueTime记录哪些网页和应用是我的时间杀手。RescueTime自动在后台记录,定期生成报告,能够对自己的时间有所了解,在需要的时间段里利用工具禁止一些网站,提高效率。
    Rescue Time
    不过我发现它的分类比较生硬,不知道能不能修改,后续再研究下。

任务管理

我对任务的理解就是待办,待办分为两类,有明确时间需要提醒的没有明确时间且零碎的的。

  • 针对有明确时间且需要提醒的的待办,我依然使用老办法–日历,只不过从Fantastical换到Google Calendar。Google Calendar在满足我需求的前提下,更轻便,而且把日历共享给学习小组的朋友也更方便。
  • 针对没有明确时间且零碎的待办,我几乎是照搬MINIMINI DIARIST (youtube)的手帐。
  • 这一块我使用的是Davinci A6随身手帐本
    • 包含了Youtuber主要介绍的三个板块:待办事项 (To Do)购物清单 (Shopping List),以及备忘 (Memo)
    • 另外增加回顾 (Review)板块,有一些待办是灵感乍现,或和接下来的其他任务有联系,因此已完成的任务可以提醒我下一步动作,并对任务的完成情况做一个简单的回顾。
    • 我会把当天的待办事项转移到Today,用一个Today尺做标记,一般是插在两张时间轴中间的白纸(参考上面的时间管理
    • 另外,如果手帐不在身边,会使用手机App Drafts进行速记,随后再整理到手帐上

5-知识管理

关键词:信息收集、处理、组织整理、输出
前面提到自己很喜欢浏览网页,对许多话题都感兴趣,但都没有进行过系统钻研,导致一种“什么都会一点儿”的状态,缺乏核心竞争力。因此我想加强自己知识管理方面的能力

信息收集

  • 我有四种收集工具,最常用的是手机,其次纸笔,然后是电脑和Kindle
    • 手机
      • 各类文件->扫描(ScannerPro)->iCloud储存
      • IM(微信、推特等应用)链接->浏览器打开,感觉有兴趣->保存到应用Pocket
      • IM(微信、推特等应用)文字、段落、图片->截屏
      • 转瞬即逝的灵感->应用Drafts速记
      • IM绝对是移动设备上最大的时间杀手,刷着刷着时间就不知道去哪了,关于IM和一些内容App后续会写一篇更详细的文章(Flag)
    • 纸笔
      • 想写啥写啥,也有可能画图->扫描(ScannerPro)
    • 电脑(主要是浏览器插件)
      浏览器插件

      • 专业相关->保存到Zotero(左起第四个)
      • 非专业->保存到Pocket(右起第三个)
    • Kindle
      • 感兴趣的书,找资源->邮件发送到Kindle
      • 订阅服务(hikindle),推送外刊到Kindle
    • 其他类型信息源
      • 音频,主要是播客,使用Overcast,想起来就听,有每期必听的栏目,放到最后推荐
      • 视频,b站和youtube,缓存或者稍后观看

信息处理

  • 信息处理,主要是针对网页文章、PDF格式文件、以及书籍
    • 网页文章(喜欢在浏览器阅读)
      • 使用Liner阅读文章,浏览器插件或手机应用都有
      • 阅读完可以导出笔记到txt格式,方便进一步整理
    • PDF格式文件(一般都会传输到iPad上进行阅读)
      • 深度学习->MarginNote Pro
      • 只需要划拉一下关键内容->Zotfile,Zotero插件
    • Kindle上书籍
      • 阅读+批注
      • 导出批注,进一步整理
    • 图片/截屏
      • 没有文字内容的图片-> Google Photos
      • 有文字的图片(IM上截屏的语录)->drafts->DEVONthink to go->下一步整理
      • 推荐一个手机上整理相册的应用->SlideBox

信息组织整理

  • 信息组织整理我主要使用两个应用:VoodooPad和DEVONthink Pro
    • VoodooPad–一个个人wiki的应用,网上很少关于这个应用的介绍,如果后续有使用心得,会继续在博客上发文章(Flag)
      • 有三个笔记本:Deal Book Notes(记录一些产业相关的内容,偏专业性)、Study Notes(记录专业学习笔记)、Reading Notes(读书笔记)
    • DEVONthink Pro & DEVONthink To Go–一个可以说是“知识库”的应用,和VoodooPad一样,后续会更新使用心得 (Flag)
      • 目前有两个数据库:Archive(存档)和Projects(项目)
        DEVONthink
      • Archive:顾名思义,就是放一些做完的工作,比如学期结束所有相关的文档笔记,博客写完后文档;还会存放网络浏览到的不错的,和目前的重心没什么联系,但或许将来能够作为参考的文章
      • Projects(Lee):存档一些正在做的项目,比如作业和博客,以及准备的相关资料。
  • 另外使用豆瓣集中整理书影音,豆瓣在最近的更新加入了“书影音档案”的功能,可以说可以一目了然地管理自己的书影音,作为一个伪书粉(买书如山倒,看书如抽丝那卦),伪影迷(常看爆米花,偶尔看个小冷门),十分喜欢豆瓣。
    豆瓣

信息输出

整理的过程使得信息变成自己的知识,接下来就是输出的步骤,和过去的知识联系起来,进一步巩固内化知识,真正变成自己的东西。

信息输出一般是:作图,学校功课,博客。

  • 作图:我个人很喜欢以思维导图或流程图的方式整理思路,这一般是我进行学校功课或是写博客的第一步,比如这篇文章的首图。
    • 思维导图工具是Xmind Zen,基础功能即可满足需要,没有进一步花钱购买功能的需求。
    • 流程图是OmniGraffle,这篇文章的首图就是用这个软件制作的,先是用纸笔画了大概,然好在电脑上进一步细化,最终成稿,作图的过程思路也会逐渐清晰。
  • 学校功课:指的是平时写的文章以及做演讲时制作的PPT
    • 使用的是学校配给学生的Office 365,如今各类文档工具的共享功能真的非常好用,同时配有自动保存的功能,做作业都是一种享受哈哈(什么鬼话)。
    • 不得不说一下Zotero在Word上的插件,再也不用手打引用,超级棒!
  • 博客:今年搭建了自己的个人博客。虽然在这个信息爆炸的时代,不会有很多人耐心地去看博客。我个人很喜欢去阅读别人的博客,虽然不会每天都刷,但是偶尔的一两篇文章真的帮助到我许多,因此我更加坚定搭建博客的想法。
    • 博客我一般使用电脑上的MWeb使用Markdown编辑,买了内购,可以直接发布到Wordpress,省了一部分排版的麻烦
    • 同时也在iPad上购买了MWeb,iPad更便携,有时候在外面突然有灵感,也可以写上两句,MWeb使用iCloud进行同步

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